Sivuntaittosääntömuistiinpanokokoelma osa 2

Sivuntaiton perusperiaatteiden tunteminen on tarpeen aina kun tehdään asiakirjoja. Kaikki sivun suunnittelu on sivuntaittoa, koska sivun ulkonäön suunnittelu on sitä. Sivuntaittoa on kutsuttu myös DTP:ksi (Desktop Publishing). Tämä artikkeli kertoo taittotyöstä tekstinkäsittelyn kannalta olennaisen.

Ammattimaista sivuntaittoa tehdään siihen parhaiten sopivilla ohjelmilla, joista tällä hetkellä käytetyin on Adoben InDesign. Sivuntaittoa tehdään aina myös tekstinkäsittelyohjelmilla, kun suunnitellaan minkä tahansa asiakirjan ulkonäköä, vaikka se tehtäisiin suomalaisen asiakirjastandardin mukaan.

Mihin sivutaittoa tarvitaan?

Tehtäessä erilaisia liikekirjeitä, "flaiereita", mainoksia, uutiskirjeitä, aikakauslehtiä, viikkolehtiä, raportteja, käsikirjoja, hakemistoja, opintomateriaaleja, Powerpoint-esityksiä, kirjoja ja muita julkaisuja tarvitaan sivuntaittoa. Sivuntaitolla luodaan näyttäviä dokumentteja, jotka voivat sisältää tekstiä, taulukoita, grafiikkaa ja erilaisia kuvia.

Perussäännöt

Suomalaisen asiakirjastandardin mukaisella asiakirja-asettelulla tuotetaan lyhyille ja usein virallisille asiakirjoille sopiva ulkoasu. Standardi sopii erinomaisesti lyhyiden tarjousten, tarjouspyyntöjen, pöytäkirjojen, kirjeiden ja hakemusten laatimiseen.

Pidempi asiakirja, kuten kirja, opintomateriaali tai aikakauslehti taitetaan nautittavaksi katsella ja helppolukuiseksi ainakin seuraavia sääntöjä noudattaen.

Kirjasimet

Valittaessa kirjasinperhettä eli -leikkausta (fonttityyppi) on syytä käyttää vain kahta eri kirjasinleikkausta samassa asiakirjassa. Kirjasinkokoa ei asiakirjassa saa vaihdella ylettömästi, kolme fonttikokoa sivulle on maksimimäärä.
Tutkimuksissa on todettu, että groteskin (Arial, Verdana tms.) kirjasintyyppi on helpommin erottuva ja kauempaa luettavissa. Käytä siksi groteskia kirjasinta otsikoissa ja mainoslauseissa. Sama tutkimus on osoittanut, että antiikva (Times, Garamond, tms.) on helpompi ja nopeampi lukea suuria määriä. Siksi antiikva soveltuu parhaiten leipätekstiksi.
Kirjasinlajien valinnassa tulee huomioida kontrasti (vastakohtien erot). Mitä suurempi kontrasti on, sitä paremmin kirjasimet erottuvat ja tukevat toisiaan. Jos kirjasinleikkausten välillä on vain pieniä eroja, niin ne syövät toisensa ja tulos on sekava.
Vältä pitkiä, koristeellisia ja vaikealukuisia tekstityylejä.
Älä lihavoi tai kursivoi tekstissä liian pitkiä osia, sillä ne vaikeuttavat lukemista. Kursivointi tai lihavointi on tärkeiden asioiden painottamiseen. Kaikki sisältö asiakirjassa ei ole yhtä tärkeää.
Älä käytä leipätekstissä tekstikokonaisuuksien alleviivausta tai kirjoita niitä isoilla kirjaimilla. Nykyään on tarjolla parempiakin vaihtoehtoja, kuten lihavointi.

Kappaleet

Kappaleiden väliin jätetään tyhjä rivi tai kappalemäärityksissä määritettään kappaleen alkuun ja loppuun lisätilaa, kappaleväliä. Vähänkin kehittyneissä tekstinkäsittely- ja taitto-ohjelmissa on keinot, joilla kappaleväliä voidaan kasvattaa ilman ylimääräisten tyhjien rivien käyttöä.
Leski- ja orporivejä ei taitetussa asiakirjassa saa olla. Lähes kaikissa ohjelmissa on jo toiminto, joka estää leski- ja orporivien syntymisen.
Linjauksella saadaan tekstin reuna suoraksi. Palstojen linjauksia (tasapalstaa) on käytettävä harkiten. Vasen palstan tasaus on varmin, jollet tiedä miten tasapalsta tehdään hyvin.
Sisennyksien harkittu käyttö on yksi tehokkaimpia keinoja sivun saattamiseksi tasapainoon. Tärkeintä sisennyksissä on se, että tehdään aina sama sisennys, kun käytetään dokumentissa samaan tarkoitukseen muotoiltua kappaletyyliä.
kappale voidaan sisentää ensirivin osalta, mutta silloin kappaleiden väliin ei tule jättää kappaleväliä. Ensirivin sisennys voi olla korkeintaan neljän kirjaimen levyinen. Tämä tapa on yleinen kirjoissa ja lehdissä.
Kappale voidaan sisentää ensirivin osalta riippuvaksi, jolloin kappaleiden väliin jätetään tyhjää tilaa. Riippuva ensirivi on tarkoitettu asiakirjan sivuotsikointiin.
Luettelo sisennetään siten, että rivin alussa oleva luettelomerkki on normaalin tekstin kanssa samassa linjassa. Näin varsinainen teksti alkaa joka rivillä samasta kohtaan.
Kappaleen sisällä rivivälin tulee olla suunnilleen yksi.
Rivin pituus ei saa olla liian pitkä, pyritään neljästä yhdeksään sanaan pituisiin riveihin.

Sivun suunnittelu

Tekstisivun rytmi ja tasapaino on helppo saavuttaa, kun noudatetaan aiemmin esitettyjä sääntöjä. Kun sivulle asetetaan kuvia tai taulukoita, tulee helpommin myös ongelmia.
Sivu ei saa olla kallellaan kumpaankaan suuntaan. Kuvan tai useamman painopisteet tulee sijoittaa melko keskelle sivua. Kultainen leikkaus on tietenkin taiteellisen julkaisun tavoite.
Jos halutaan sijoittaa yrityksen logo asiakirjaan, sen paras sijoituspaikka on usein ylätunnisteen vasemmassa reunassa.
Sivulla on aina oltava tyhjää tilaa. Esimerkiksi tulostetuissa opintomonisteissa tarvitaan tilaa oppilaan muistiinpanoja varten. Ilmavuus tekee asiakirjasta aina myös paremman näköisen.
Yhden palstan asiakirjoissa on syytä tehdä suuret marginaalit, jotta rivin pituus on sopiva.
Jos pieneen tilaan tulee mahduttaa paljon tekstiä, on syytä käyttää useaa palstaa (sanomalehti).
Mitä enemmän palstoja on, sitä pienempi voi palstaväli olla, samoin reunamarginaali.
Kaksipuolisilla sivuilla jätetään aukeaman keskelle kapeampi marginaali kuin ulkoreunoille.

Lopuksi

Useampisivuisessa dokumentissa käytetään sivunumerointia. Sivunumerointi sijoitetaan joko ylä- tai alatunnisteeseen. Pitkissä asiakirjoissa oikea alanurkka on paras sijoituskohta. Kaksipuolisissa asiakirjoissa on sivunumerolle luontevin paikka ulkoreunassa. Sivunumerointi tehdään aina ohjelmassa siihen tarkoitukseen luodulla toiminnolla, ei käsin.

Asiakirjan alkusivuilla esitetään tavallisesti sisällysluettelo ja loppusivuilla aakkosellinen hakemisto.

Esipuheessa ja sisällysluetteloissa voi tehdä sivunumeroinnin käyttäen roomalaisia numeroita. Nämäkin sivunumeroinnit tehdään ohjelman toiminnolla.

Pitkissä asiakirjoissa on oltava sisällysluettelo. Jotta saat luotua sisällysluettelon ammattimaisesti, käytä sivun taitossa aina ohjelman tyylejä. Pitkiä asiakirjoja tehdessä tyylien käyttö helpottaa työskentelyäsi muutenkin erittäin paljon.